Smart working, Microsoft usa Outlook per ridurre lo stress dei dipendenti

Smart working, test di Microsoft sul cervello umano: nuove impostazioni di Outlook tra una riunione e l’altra possono migliorare la salute e le prestazioni.

Bill Gates
Bill Gates, patron di Microsoft (screenshot)

Microsoft è al lavoro per migliorare salute e prestazione dei dipendenti nell’era dello smart working. E lo fa partendo da dati il più possibile oggettivi, ricavati da uno studio del Microsoft’s Human Factors Lab. L’esperimento ha coinvolto 14 volontari, che dall’8 al 18 marzo 2021 hanno lavorato indossando l’apparecchiatura per la rilevazione dell’elettro encefalogramma. Scopo del test, verificare i livelli di stress causati dal numero e dalla durata delle video-riunioni, che con i lockdown hanno conosciuto un incremento esponenziale.

È normale che la casa di Redmond voglia investigare e riorganizzare nel modo migliore possibile il telelavoro, dopo i pesanti investimenti fatti sia a livello di politica societaria che di prodotti. Infatti Bill Gates e i suoi hanno annunciato che una forma “ibrida” di turnazione permetterà ai dipendenti Microsoft di lavorare da casa il 50% del tempo senza bisogno di autorizzazione anche dopo il ritorno alla normalità. In parallelo, sono stati perfezionati e lanciati prodotti come Teams e Viva, studiati appositamente per la collaborazione da remoto. Ora Outlook, il software proprietario che di fatto rappresenta una super-agenda lavorativa, può giocare un ruolo decisivo nel minimizzare lo stress mentale degli impiegati. Vediamo come.

Lo stress da telelavoro rilevato dall’EEG

smart working microsoft, Onde beta associate allo stress rappresentate in blu
Onde beta associate allo stress rappresentate in blu (image from microsoft.com)

La ricerca pubblicata da Microsoft lo scorso 20 aprile ha evidenziato che una serie di video riunioni consecutive può risultare deleteria per la salute del nostro cervello e, di conseguenza, per le nostre prestazioni. L’esperimento è stato strutturato a giorni alterni: i partecipanti hanno affrontato quattro meeting da remoto da mezz’ora ciascuno, il primo giorno senza interruzione, il secondo con una pausa di 10 minuti fra una riunione e l’altra.

Prevedibili i risultati. Senza pause tra una riunione e l’altra, l’EEG dei dipendenti ha mostrato dei picchi delle onde cerebrali beta associate allo stress, specie in coincidenza delle transizioni tra una riunione e l’altra. Al contrario, un recupero anche di soli dieci minuti ha ridotto i livelli di stress e potenziato concentrazione e capacità di contribuire alla video conferenza.

Una modifica di Outlook per gestire meglio il problema

Outlook logo (screenshot)

A salvare capra e cavoli, salute mentale e produttività, potrebbe essere appunto Outlook, visto che Microsoft sta mettendo a punto delle nuove funzionalità che consentiranno sia al dipendente che all’azienda di impostare durata delle riunioni e delle relative, necessarie, pause. Ad esempio, suggeriscono quelli di Microsoft nel loro post, impostando gli orari di modo che una riunione da mezz’ora sia sempre preceduta da 5 minuti di break, mentre quelle da un’ora verrebbero associate con 15 minuti di recupero.

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Smart working e stress, Microsoft sicuro: il sovraccarico digitale è una realtà

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Jared Spataro, vice presidente di Microsoft 365, ha confermato la bontà della svolta: “Tantissime aziende usano Teams e Outlook sul lavoro. Un piccolo supporto come questo può sostenere il cambiamento culturale in seno alle varie organizzazioni. Con evidenti benefici per tutti, perché il sovraccarico di fatica cerebrale causato dallo smart working è un dato di fatto“. In ultima analisi, la ricerca di Microsoft è la conferma di quanto tutti sapevamo già e cioè che il telelavoro può essere anche più logorante rispetto alla modalità tradizionale. Il dato nuovo è che i manager hanno capito che il problema va trattato con approccio gestionale.