La stesura di una mail segue delle regole di linguaggio specifiche, specialmente se l’interlocutore che deve ricevere la missiva elettronica è un superiore o qualcuno con cui non si ha confidenza, per questo è importante cominciare con le parole giuste.
Conoscere a fondo la lingua italiana non è l’unico aspetto necessario per potersi interfacciare con gli altri nel giusto modo in ogni contesto. Ci sono situazioni che richiedono formule di cortesia ben precise, che per tradizione impongono l’utilizzo di parole che sottolineino il rispetto per la persona che abbiamo di fronte.
Pensate ad esempio a quando vi interfacciate con una persona estranea, magari più grande di voi, in questi casi è quasi automatico dare del “lei” (un tempo c’era addirittura più riverenza utilizzando addirittura del “voi”) come segno di rispetto nei confronti del nostro interlocutore. Sarà così anche sul luogo di lavoro quando vi interfacciate con il vostro diretto superiore, è sicuramente così a scuola e all’università quando s’interloquisce con i professori.
Con il passare del tempo l’attenzione a questa forma di cortesia è andata scemando e le persone oggi preferiscono quasi sempre annullare questo distacco verbale, richiedendo specificatamente di non utilizzare il lei (non potete autonomamente passare al “tu”, ma è la persona che avete di fronte a doverlo richiedere). Questa abitudine si rispecchia anche nel linguaggio scritto, più lento nel mutare, ma tendenzialmente specchio delle abitudini linguistiche della società in cui si vive.
Proprio questa evoluzione del linguaggio e più specificatamente del registro linguistico da utilizzare in contesti formali, al giorno d’oggi andrebbe applicato anche all’interno delle mail rivolte ad un superiore o a qualcuno che ancora non conosciamo al fine di non risultare troppo “desueti” e ampollosi nella formulazione del messaggio.
Cosa utilizzare al posto di “Gentile” all’inizio di una e-mail
Sicuramente se avete iniziato ad utilizzare le mail quando sono arrivate, avete imparato ad impostarle in maniera estremamente formale quando dovete rivolgervi a un superiore, ad un docente o ad un’azienda per la quale lavorate. Nel caso in cui il destinatario sia una persona, tendenzialmente si utilizzava “Gentile” seguito dal titolo e dal nome, mentre se si trattava di un’azienda o un istituzione si utilizzava “Spettabile”.
Ecco oggi queste formule risultano vecchie, eccessivamente formali e superate. Questo non significa che non bisogna essere educati o che si possa cominciare la mail in maniera colloquiale, ma che si può scegliere un approccio educato ma meno formale come ad esempio scrivere “Buongiorno” seguito dal titolo e dal nome della persona a cui stiamo scrivendo.
La cosa fondamentale è utilizzare il titolo giusto, se si tratta di un docente è opportuno chiamarlo “Professore”, nel caso in cui si tratti di un professionista laureato in una specifica materia il titolo di “Dottore” va opportunamente specificato, negli altri casi “Signor e Signora” vanno più che bene.
Quando invece ci si rivolge ad un’azienda o una compagnia, al posto di “Spettabile” si possono utilizzare le formule “Buongiorno al team di…” o “Al team di…”, se si tratta di persone che lavorano con noi si può anche optare per “Cari colleghi…”. Per salutare la formula “Cordiali Saluti” è ancora valida, in alternativa si può utilizzare “Cordialmente” seguito da nome e cognome.