L’utilizzo della firma digitale per la stipula di contratti o l’autenticazione di documenti è sempre più diffusa: in cosa consiste e perché elimina definitivamente la burocrazia tradizionale.
La digitalizzazione ha avuto un impatto importante sulla celerità della stipula dei contratti e sulla accelerazione delle pratiche burocratiche. Per anni la presenza della tecnologia è servita principalmente per inviare i documenti senza necessità di spostarsi da un’ufficio all’altro. In questo modo era infatti possibile ricevere la documentazione necessaria, ma era sempre necessari stampare i documenti o i contratti per firmarli a mano e poi rimandarli scannerizzati o via posta per la conclusione della pratica burocratica.
Sicuramente si trattava di un vantaggio rispetto al passato, soprattutto per chi svolgeva lavori a distanza in smart working e non doveva necessariamente recarsi nella città in cui si trovava l’azienda per cui lavorava per firmare un rinnovo contrattuale o documenti utili allo svolgimento dell’attività.
Oggi però le cose sono ulteriormente più celeri. Nella maggior parte dei casi i contratti e i documenti vengono fatti firmare con firma digitale, ovvero con l’apposizione di un flag sullo spazio firma che poi va confermato con l’inserimento di un codice OTP unico che viene inviato all’utenza telefonica a cui siamo associati.
Sempre più realtà però accettano anche la firma elettronica, ovvero una firma apposta con un dito o un pennino su un documento in PDF che viene certificata senza necessità di codici. Basta infatti firmare il documento inviarlo tramite PEC o email al commercialista o all’azienda con cui stiamo stipulando il contratto e chiamare per informare dell’avvenuta firma affinché tutto venga certificato e risulti valido.
Quali programmi scaricare per poter applicare la firma elettronica sui documenti
Non c’è un reale vantaggio tra firma digitale e firma elettronica. La firma digitale probabilmente è ancora più celere e semplice da applicare, visto che non richiede l’utilizzo di particolari applicazioni. Qualora vogliate firmare di vostro pugno, imponendo nei documenti una firma che sia simile a quella che apponevate fisicamente, la firma elettronica è sicuramente la soluzione ideale.
Esistono diverse applicazioni che vi consentono di farlo, modificando i documenti in PDF che vi vengono inviati. Si possono sfruttare i siti web che offrono servizi gratuiti con limitazioni (servono gli abbonamenti per poter sfruttare tutte le funzionalità) come ad esempio:
- DigiSigner: Permette di caricare PDF o Word, disegnare una firma con il mouse o caricare un’immagine.
- PDF24 Tools: Offre firme illimitate senza costi, con strumenti per modificare o unire PDF.
- SignNow: Perfetto per flussi di lavoro complessi, supporta campi personalizzati e più firmatari. Usa crittografia AES-256, ma il piano gratuito è limitato a una firma al mese.
- SignRequest: Semplice e gratuito, consente firme multiple su un documento, utile per petizioni. La sicurezza SSL a 256 bit è un punto di forza, ma le funzionalità avanzate richiedono un abbonamento.
C’è anche la possibilità di utilizzare programmi che funzionano sul desktop senza necessità di connessione a internet, come ad esempio:
- Adobe Acrobat Reader: Consente di firmare PDF disegnando o caricando un’immagine, con possibilità di salvare la firma.
- PDFgear: Gratuito e senza costi nascosti, permette di firmare PDF con firme disegnate, digitate o importate.
- LibreOffice: Ideale per firmare documenti Word o altri formati con lo strumento “Curva a mano libera” o inserendo un’immagine.